Sitzungsorganisation

Um sich in den verschiedenen Arbeitgruppen auf nationaler und kantonaler bzw. regionaler Ebene auszutauschen, um zu planen und sich zu organisieren, werden Sitzungen durchgeführt. In der Regel nimmt nur ein Teil einer Arbeitsgruppe an der Sitzung teil. Dennoch muss gewährleistet werden, dass alle über die Beschlüsse, welche an der Sitzung entschieden wurden, informiert werden.

Planung

Die Sitzungsleitung/Moderation erstellt in der Regel einen Doodle um den nächsten Sitzungstermin zu bestimmen und organisiert, sobald das Datum gesetzt ist, einen Ort für das Treffen.

Im optimal Fall bereitet die Sitzungsleitung/Moderation eine Traktandenliste für die Sitzung vor. Die Traktandeliste wird für jede*n der*die etwas an der Sitzung besprechen möchte zugänglich gemacht. Jede Person darf ihre Punkte in die Traktandenliste eintragen. Wenn es sich um eine Sitzung handelt bei der es wichtig ist, dass alle Arbeitsgruppen vertreten sind ist die Sitzungsleitung/Moderation dafür verantwortlich, dass jede AG ihre Punkte einträgt. Jede AG ist dafür verantwortlich, dass jemand aus der AG an der Sitzung anwesend ist und über die Arbeit in der AG bericht erstattet. Die Sitzungsleitung/Moderation sortiert und ordnet die Traktandenliste im Vorhinein und gibt sie auch bereits einige Tage vor der Sitzung heraus.

Während der Sitzung

Sitzungsleitung

In großen Sitzungen mit vielen Menschen ist es sinnvoll zwei Personen als Sitzungsleitung zu haben.

Die Protokollführung wird bestimmt und die Traktanden bestätigt. Die Sitzungsleitung führt durch die Traktandenpunkte und ruft wo nötig zu Abstimmungen nach Konsensverfahren auf.

Am Ende der Sitzung wird die nächsten Sitzungsleitung bestimmt.

Nach der Sitzung

Das Protokoll wird nachbearbeitet und alle Mitglieder der AG per chat über Entscheidungen und Inhalt der Sitzung informiert. Mitglieder, welche nicht anwesend waren, lesen das Protokoll in Vorbereitung für die nächste Sitzung durch.